Στη σύσκεψη κλήθηκαν και συμμετείχαν οι φορείς που εμπλέκονται στην αντιμετώπιση των λαθροϋλοτομιών, σύμφωνα με το αριθμ. 179509/5077/21-12-2012 έγγραφο του Αναπληρωτή Υπουργού ΠΕΚΑ, παρουσία του Γενικού Διευθυντή Δασών και Αγροτικών Υποθέσεων της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Αιγαίου κ. Ν. Θεοδωρίδη, της Δ/ντριας Δασών Δωδ/σου κ. Αικ. Μπαλατσούκα καθώς και Δασικών Υπαλλήλων.
Κατά τη σύσκεψη, αποφασίστηκε η στενή συνεργασία των φορέων του δημοσίου και δεσμεύτηκαν όλοι για συντονισμένη δράση, απο κοινού με την Δ/νση Δασών Δωδ/σου, στην διενέργεια ελέγχων στην ύπαιθρο, στους χώρους διάθεσης καυσοξύλων, στους οδικούς άξονες και στο λιμάνι του νησιού. Αποφασίστηκε η πραγματοποίηση μικτών περιπόλων με το ΣΔΟΕ και την Ε.Α. και παράλληλα η αξιοποίηση των εθελοντικών οργανώσεων του νησιού στον έλεγχο των υλοτομιών, ενώ βρέθηκε και ασφαλής χώρος φύλαξης των κατασχεμένων μέσων (αυτοκίντα, αλυσοπριόνα, κλπ).
Σε συνεργασία με το Δήμο του νησιού αποφασίστηκε η ευαισθητοποίηση και ενημέρωση του κοινού για την σημασία του φυσικού περιβάλλοντος με σειρά δράσεων της Δασικής Υπηρεσίας και του Δήμου Ρόδου, σε σχολεία του νησιού.
Στη σύσκεψη πήραν μέρος ο Αντιπεριφερειάρχης Δωδ/σου, ο Αστυνομικός Διευθυντής Ρόδου, ο Διοικητής της Π.Υ. Ρόδου, εκπρόσωπος του Στρατιωτικού Διοικητή της 95 ΑΔΤΕ, εκπρόσωποι του Λιμενικού Σώματος, του ΣΔΟΕ, του Δήμου Ρόδου καθώς και εκπρόσωποι εθελοντικών και περιβαλλοντικών οργανώσεων του νησιού.